Comment évaluer l’état de préparation au changement de votre organisation, et pourquoi il s’agit d’une étape indispensable qui ne doit jamais être négligée

Alors que nous devons composer avec des changements de grande ampleur et sans précédent dans notre façon de travailler, il pourrait être tentant de sauter certaines étapes importantes afin que les choses reviennent « à la normale ». Toutefois, ces étapes sont la véritable clé du succès à long terme des grandes initiatives de changement.

Plusieurs organisations omettent d’évaluer leur état de préparation au changement, et ce, pour différentes raisons. Il se peut que les membres de votre personnel soient fatigués des sondages, ou encore que vous manquiez de temps ou de ressources pour élaborer le processus d’évaluation requis. Il est également possible que la direction soit prise au dépourvu au terme d’une évaluation indiquant que les employés ne sont pas prêts au changement dans un contexte où il serait nécessaire de procéder le plus rapidement possible.

Dans les articles précédents, nous avons abordé les principes directeurs qui sous-tendent une initiative de changement réussie, et avons discuté du rôle de l’évaluation de l’état de préparation au changement, des éléments précis qui sont mesurés, et des renseignements qui en découlent pour savoir où et comment déployer les efforts qui assureront la réussite de vos initiatives de changement.

Dans le présent article, nous examinerons les pratiques exemplaires en matière d’évaluation de l’état de préparation au changement, ainsi que les multiples avantages de cette étape fondamentale.

Pratiques exemplaires pour effectuer l’évaluation de l’état de préparation au changement

Pour déterminer si votre organisation est disposée et apte au changement, vous devrez acquérir une compréhension approfondie des attitudes, des comportements et des réalités quotidiennes de votre personnel. Même dans le cas des programmes de changements les plus techniques, le succès dépend ultimement du fait que les employés acceptent et utilisent ces changements. Voici certaines pratiques exemplaires permettant de mesurer avec exactitude l’engagement et les capacités de votre organisation :

1. Adoptez une méthode personnalisée et créative de la collecte de données.Procédez à une vérification de la rigueur de vos stratégies de changement précédentes et des éléments connexes. Dans quelle mesure les changements précédents ont-ils été réussis? Quelle a été la valeur ajoutée de ces changements? Quelles ont été les lacunes? Examinez les types de comportements qui révéleront les réactions possibles à un nouveau changement. Comment les gens réagissent-ils aux petits changements dans leur routine? Menez des entrevues individuelles et de groupe pour solliciter directement la rétroaction au sujet des changements potentiels. Les employés comprennent-ils les raisons du changement? En perçoivent-ils la valeur? Menez un sondage utilisant des échelles de Likert permettant de mesurer les attitudes de 1 à 5, en plus de poser des questions ouvertes permet à chaque employé de partager son point de vue et ses sentiments. Adaptez vos stratégies d’évaluation à votre organisation et faites preuve de créativité quant aux méthodes de collecte des données. La collecte de données comporte un aspect scientifique, mais la manière de les collecter nécessite un certain doigté.
2. Faites participer les employés dans un large éventail des activités de l’organisation. Le changement touche chaque personne différemment. Un changement proposé pourrait avoir peu d’incidence sur le travail quotidien d’un employé, mais exiger d’un autre qu’il modifie considérablement sa façon de travailler. Faites appel à des personnes issues de différents secteurs et hiérarchies dans l’ensemble de l’entreprise pour obtenir la meilleure vue d’ensemble possible. Vous pourriez être surpris de constater l’ampleur des répercussions que peut avoir un seul changement. Le changement touche également les différents groupes de différentes façons. Il est donc important de recueillir la rétroaction de toutes les personnes touchées pour éviter d’adopter un point de vue partial. Un important avantage secondaire découle également de la participation d’un large éventail de personnes. En effet, les gens sont beaucoup plus susceptibles d’appuyer un changement s’ils estiment avoir été consultés et avoir exercé un certain contrôle ou une certaine influence sur le résultat.
3. Investir dans l’éducation des membres de l’organisation et le changement des mentalités. Pour une organisation qui souhaite mettre en œuvre un changement donné, l’un des plus grands défis consiste à opérer un changement de mentalité afin d’accorder la priorité aux efforts initiaux afin de réduire au minimum le risque d’avoir à revoir et remanier les changements une fois qu’ils sont apportés, et de façon à maximiser la réussite du programme. Il est utile de pouvoir mettre à profit l’expérience d’un partenaire de l’industrie pour éduquer l’organisation et changer les attitudes et les mentalités quant à l’importance de se concentrer sur l’aspect humain du changement. Un tel partenaire s’avère également un atout crucial pour obtenir des données impartiales sur les personnes et les ressources de votre organisation. Évidemment, pour que l’information obtenue sur l’état de préparation de votre organisation puisse guider la réussite d’un programme de changement, elle doit brosser un portrait précis de la situation avant le changement.

Les avantages d’une évaluation de l’état de préparation au changement

Le principal avantage d’effectuer une évaluation de l’état de préparation est d’obtenir un portrait exact de la situation de votre organisation avant d’apporter un changement, de façon à favoriser la réussite de vos initiatives. Votre entreprise et vos employés sont-ils prêts et aptes à apporter ce changement? Quels sont les domaines précis qui nécessitent plus de travail avant d’aller de l’avant?

Il découle également d’importants avantages secondaires aux évaluations de l’état de préparation. En effet, en plus de servir d’outil de collecte de données, les évaluations sont l’occasion d’échanger et d’informer les employés de tout changement à venir, ce qui facilite la compréhension et renforce l’acceptabilité des programmes. Elle peut également servir à démontrer l’engagement de la direction à bien appliquer les changements, à encourager la participation active et à susciter un sentiment d’appartenance à l’égard du changement, en plus de favoriser les valeurs, les perspectives et les approches qui sous-tendent la réussite du changement.

Une planification adéquate du changement ne se limite pas à la collecte de données. En effet, le plus important facteur d’une initiative de changement consiste à établir une interaction dynamique et authentique avec vos employés. Cette orientation, axée sur l’humain, est la meilleure façon de préparer votre organisation à la réussite.