Libérer le pouvoir de la gestion de l’information : au-delà des documents

La gestion de l’information (GI) est une composante essentielle des solutions numériques d’exécution de projets.

Essentiellement, la GI vise à réduire le risque et le gaspillage en fournissant la bonne information aux bonnes personnes au bon moment.Cela pourrait sembler simple, mais c’est en réalité remarquablement complexe dans un monde qui est en constante évolution et qui se numérise très rapidement.

En effet, les informations et les données existent aujourd’hui sous divers formats numériques qui peuvent être traités, intégrés et transmis par voie électronique.L’information numérique peut comprendre du texte, des images, de l’audio, de la vidéo, des modèles graphiques 3D, des bases de données et plus encore.Pour exploiter cette prolifération de données, les organisations et les clients doivent repenser leur approche de la gestion de l’information et adopter une mentalité numérique fondée sur leurs besoins en matière d’information.

Les méthodes d’exécution de projets non numériques peuvent donner lieu à plusieurs écueils dans la gestion de projets complexes de grande envergure, par exemple :

1. Problèmes de contrôle des versions – il est parfois difficile d’assurer le suivi de la version la plus récente des documents et des dessins, ce qui entraîne de la confusion, mais aussi des erreurs si des versions désuètes sont utilisées.
2. Préoccupations en matière d’accessibilité – les documents et les dessins en format papier ne sont pas nécessairement accessibles à toutes les parties prenantes d’un projet, surtout si elles travaillent depuis différents emplacements géographiques ou à distance dans des environnements numériques distincts.
3. Collaboration limitée – les formats traditionnels nuisent souvent à la collaboration en temps réel, ce qui rend plus difficile, pour les membres de l’équipe, de travailler ensemble efficacement et de contribuer simultanément au projet.
4. Difficultés en matière de stockage et de récupération – le stockage et la récupération de grands volumes de documents et de dessins peuvent s’avérer fastidieux et inefficaces, surtout à mesure que le projet progresse et que la quantité d’information augmente.
5. Risque d’erreurs – la mise à jour et la distribution manuelles de documents et de dessins augmentent le risque d’erreurs, pouvant entraîner l’inclusion d’informations inexactes ou l’omission de mises à jour importantes.
6. Manque d’interactivité et d’intégration – les formats traditionnels rendent plus difficile, pour les parties prenantes, d’interagir avec l’information de façon dynamique ou de l’analyser de différentes façons.
7. Impact environnemental – l’impression et la distribution de grandes quantités de documents et de dessins peuvent avoir un sérieux impact environnemental découlant de l’utilisation du papier, mais aussi des ressources d’impression et du transport.

Dans le contexte des méthodes d’exécution de projets numériques d’aujourd’hui, la GI a pour rôle de veiller à l’harmonisation des projets, de réduire au minimum les malentendus et de favoriser la prise de décisions éclairées.En l’absence d’une gestion efficace de l’information, la probabilité de bris de communication, de retards et d’erreurs augmente, ce qui peut ultimement nuire aux résultats du projet.Il s’agit de s’assurer que toutes les parties prenantes disposent de l’information nécessaire pour faire leur travail efficacement et mener le projet à bien.

La gestion de l’information sert aussi de cadre pour la production et la prestation d’informations aux fins de la création de capitaux et de l’exploitation d’actifs, ce que codifie la norme ISO 19650 depuis 2018.Ce cadre aide à établir un fil conducteur informationnel du début à la fin d’un projet, non seulement pendant la conception ou la construction, mais aussi pendant l’exploitation, l’entretien et le renouvellement des actifs.Cela est fait tout au long de l’exécution du projet grâce à la création d’un Recueil des informations relatives au projet, un ensemble hautement structuré et organisé de fichiers pouvant être consultés de plusieurs façons.Au fil du temps, ce Recueil peut aussi être transformé en un Recueil des informations relatives à l’actif, qui contient un sous-ensemble de renseignements nécessaires à l’exploitation efficace des installations pendant leur durée de vie et sert souvent de fondement pour la configuration d’un actif numérique et d’un jumeau numérique.En somme, la GI est un concept extrêmement ambitieux, mais qui révolutionne la façon dont les propriétaires gèrent la création de capitaux et l’exploitation de leurs actifs, et sont en mesure de prendre les bonnes décisions à long terme.

La pratique exemplaire consiste à disposer d’une équipe uniquement responsable de la gestion de l’information, et notamment de ce qui suit :

• Gouvernance de l’information – toutes les normes, procédures et mécanismes d’assurance de la qualité qui appuient le cadre de GI global.
• Modélisation des données de bâtiment – à l’appui de la conception, de la production et de la collaboration ainsi que d’une vaste gamme de cas d’utilisation numérique, y compris les dessins 3D à 7D et plus encore.
• Gestion des documents – assurer le contrôle et la transmission de l’information.
• Systèmes de projet – gestion d’environnements et d’outils de données communs, en veillant à l’intégrité des informations échangées.
• Technologies de l’information – soutien en matière d’infrastructure et de cybersécurité, là où nécessaire.
• Gestion des actifs – maximiser le rendement et le niveau de service des actifs.

Ces dernières années, nous avons assisté à une hausse marquée de la quantité d’informations qui sont générées et gérées dans le cadre d’un projet.L’exécution de projets numériques exige aujourd’hui le développement de modèles graphiques massifs, connectés à de vastes bases de données d’information et pouvant être transmis en continu sur le Web dans une plateforme SIG, ou être consultés au moyen d’un casque de réalité virtuelle, ce qui nécessite une infrastructure sécurisée.Ainsi, bien que la gestion des documents soit toujours au cœur de la gestion de l’information, elle n’est qu’une partie de ce qu’impliquent aujourd’hui la plupart des grands projets.

En tant que propriétaire ou exploitant, vous devez établir les exigences du projet afin de permettre une meilleure gestion opérationnelle pendant la durée de vie des installations, qui pourrait être de 50 à 100 ans.Il est essentiel de déterminer quelles informations seront nécessaires pour exploiter, entretenir et optimiser les installations de façon sécuritaire.Pour bien faire les choses, il vous faudra un important engagement initial et une capacité de prévoyance.

Il s’agit d’un effort considérable, mais qui porte ses fruits à long terme, car la GI a pour rôle fondamental de faciliter la prise des bonnes décisions.Lorsque vous prenez la bonne décision, vous éliminez les risques et le gaspillage.Or, pour prendre la bonne décision, vous avez besoin des bonnes informations et donc, à la source de ces informations, de données de bonne qualité traitées efficacement.Pour obtenir les données fiables sur lesquelles vous pouvez compter, vous devez avoir mis en place un cadre de gestion de l’information solide, ainsi que les normes et les processus appropriés.Il s’agit essentiellement de s’assurer que les parties prenantes travaillent avec des données communes, qui sont accessibles à tous ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin.Cela nous amène au concept très important d’un environnement de données commun (EDC).

Un EDC signifie tout simplement que tout le monde travaille dans le même système avec la même information (les mêmes outils et données), de sorte qu’il n’y a aucun obstacle à une collaboration et à un échange de l’information efficaces.Cela pourrait sembler simple, mais dans l’industrie d’aujourd’hui, où tout le monde travaille avec des partenaires mondiaux, où de nombreux employés travaillent à distance et où les membres d’une même équipe habitent dans différents pays, il est extrêmement difficile de réunir tout le monde dans un espace de travail unique, avec des outils communs.Lorsqu’on travaille dans des environnements distincts, tout est au ralenti parce que le transfert d’information est lent et imparfait, les flux de travail sont différents, la collaboration et la communication se morcellent, des choses tombent entre les mailles du filet, ce qui entraîne la prise de mauvaises décisions ainsi que du travail à refaire ou des solutions moins adaptées aux activités du client; inévitablement, les projets en souffrent.

C’est pourquoi Hatch a investi massivement dans l’élaboration de son propre EDC, et plus précisément dans la création d’un EDC orienté vers l’extérieur pour la coordination de multiples parties prenantes conformément à la norme ISO 19650.Nos équipes seront ainsi en mesure de collaborer efficacement les unes avec les autres ainsi qu’avec nos partenaires et clients mondiaux.Travailler ensemble, au-delà des frontières de l’entreprise et des TI – avec des flux de travail et des outils communs – nous permet de former une seule équipe, avec une seule façon de faire et dans un seul environnement.

En fin de compte, la GI ne se limite pas à la gestion des documents; elle vise à exploiter le plein potentiel de la transformation numérique et à permettre aux organisations de prendre des décisions éclairées qui favorisent la réussite à long terme.À mesure que le paysage numérique continue d’évoluer, les organisations qui adoptent la GI seront bien placées pour prospérer dans les années à venir.

Chez Hatch, notre approche holistique garantit une gestion efficace de l’information dans l’ensemble des projets et fournit aux clients et aux parties prenantes un point de contact unique pour tous leurs besoins en matière d’information.

En déterminant, dès le départ, les besoins en matière de diffusion des informations, les organisations peuvent jeter les bases de leur réussite et s’assurer que la bonne information est accessible à la bonne personne, au bon moment.

Communiquez avec nous pour en savoir plus sur la transformation numérique chez Hatch et nos pratiques exemplaires en matière de gestion des données.

Écoutez notre balado avec Andy Hares portant sur toutes les facettes de la gestion de l’information.