Dans le monde postpandémique, les consultations traditionnelles et virtuelles ne font qu’un

Les répercussions de la pandémie sur l’engagement communautaire

Avec l’arrivée de la pandémie, l’équipe Engagement communautaire a dû jongler avec les mesures de sécurité applicables aux activités en présentiel et avec les échéanciers des projets nécessitant la tenue de consultations. Dans le cas du port de Belledune, au Nouveau-Brunswick, nous avons fait preuve de créativité pour que les activités de consultation respectent l’échéancier du client, qui souhaitait réaliser un plan directeur d’aménagement pour repenser le port. Les équipes Engagement communautaire et Visualisation et graphiques de Hatch ont uni leurs efforts et, ensemble, ont créé un environnement virtuel sécuritaire. Le port a invité les communautés autochtones, le public et les principales parties prenantes à se prononcer sur le projet, à distance. La salle virtuelle comprenait une série d’infographies, de vidéos et d’autres documents numériques présentant la démarche conceptuelle du plan directeur d’aménagement. De multiples fonctionnalités permettaient également de solliciter et recueillir les commentaires, notamment par courriel et sondages, et des séances de questions et réponses informelles par clavardage ont été organisées avec la direction du port. Toutes les parties prenantes étaient reconnaissantes des efforts déployés par l’équipe du port pour les tenir informées alors que tout le monde était en confinement. De plus, la salle virtuelle peut être mise à jour facilement au fur et à mesure que le plan directeur d’aménagement se peaufine. Ainsi, les membres de la communauté peuvent obtenir de nouveaux renseignements, poser des questions et discuter avec les représentants du port.

Tant les entreprises du secteur public que celles du secteur privé explorent les moyens de communiquer virtuellement avec leurs parties prenantes. Elles n’ont d’autre choix que d’utiliser les plateformes numériques existantes pour échanger et interagir à l’ère du numérique. Parmi les avantages évidents de l’utilisation d’un environnement virtuel, mentionnons les économies de coûts, la flexibilité et la possibilité d’atteindre un plus grand nombre de personnes. La réduction des coûts indirects a permis d’investir davantage dans l’amélioration de l’expérience utilisateur, notamment en créant des environnements virtuels interactifs 3D.

Les consultations virtuelles permettent aux entreprises de tisser des liens avec des communautés et des groupes plus facilement qu’avec les approches traditionnelles. Aussi, elles facilitent la transmission de l’information et l’accès à l’information. Au contraire d’un événement, l’environnement virtuel n’est pas limité à une plage horaire donnée : les gens peuvent donc y accéder et y revenir à leur guise.

Les interactions numériques ne remplaceront jamais l’importance et la valeur des contacts en personne. De plus, il peut être difficile de nouer ou cultiver une relation aussi riche dans un espace virtuel. Le fait de créer un environnement virtuel convivial et rassembleur est essentiel pour atténuer ce problème, car il va sans dire que ces environnements amènent à repenser l’expérience de collaboration.

Personnalisation de l’environnement virtuel

Lors de la mise sur pied d’espaces virtuels comme les salles de réunion, il est important de les personnaliser. Comprenez votre auditoire pour vous assurer que l’espace est convivial et que les gens s’y sentiront à l’aise. La capacité de contrôler l’environnement permet également de modifier le ton, de créer des salles de discussion ayant différentes utilités et de faciliter le partage de contenu et d’information, tout en priorisant une utilisation sécuritaire de la technologie.

La nouvelle réalité de l’engagement communautaire

Dans le cadre de consultations publiques, obtenir un bon niveau de participation et garder l’intérêt de toutes les personnes concernées présentent un ensemble de défis uniques. Dans un environnement virtuel, ces défis sont encore plus grands. Les entreprises doivent donc déployer des efforts supplémentaires pour piquer la curiosité des utilisateurs et leur fournir de bons renseignements afin de s’assurer que l’objectif est clair et que les publics cibles sont bien compris.

Cela signifie également accorder une plus grande attention à la convivialité de l’espace et veiller à ce que l’environnement virtuel puisse répondre aux besoins et aux expériences d’un large éventail de participants externes et internes. Il n’est pas facile de favoriser les échanges dans les espaces virtuels. Cependant, ça peut être un processus intéressant. Après tout, l’objectif, en personnalisant les espaces, est de susciter l’intérêt des utilisateurs.

Bien que les événements en personne soient toujours aussi pertinents, les entreprises touchées par la pandémie ont fait preuve de créativité afin de mettre sur pied des environnements et des événements virtuels favorisant les échanges. Même si l’on souhaite tous revenir aux interactions en personne, l’utilisation de plateformes numériques est et demeurera répandue à l’avenir. Les consultations virtuelles continueront d’être monnaie courante, alors que les entreprises tentent toujours de perfectionner leurs stratégies afin d’obtenir des commentaires constructifs.